Workflow significa fluxo de trabalho, em português, e seu conceito é de uma sequência de passos necessários para automatizar procedimentos, de acordo com um conjunto de regras, permitindo o controle completo da tramitação de diversos tipos de documentos.
Nessa automação, informações ou tarefas sobre os documentos são passadas de um participante para o outro até que se complete o fluxo pré-definido em um roteiro. A tecnologia do workflow também atua como canal de informações, uma vez que ela lida diretamente com pessoas e a suas interações nas organizações.
O GT-Work é o sistema que gerencia toda a comunicação interna e os fluxos de trabalho que sua organização necessita. Completo e versátil, ele permite que as operações mais importantes sejam parametrizadas, ordenadas dentro de um fluxo onde o gestor saberá quais tarefas devem ser executadas, em que ordem, por quem, e quando.
A cada passo no processo, o usuário deverá finalizar a tarefa que lhe foi atribuída, podendo redigir despachos, anexar arquivos e preencher checklists, gerando um histórico de todo o trabalho realizado.
Utilizar fluxos de trabalho no dia a dia gera enormes benefícios em todo e qualquer tipo de operação, desde as mais simples até as mais complexas.
Benefícios para a Organização
- Organiza os fluxos de trabalho.
- Organiza a comunicação interna.
- Ganho em eficiência: economia de tempo e de recursos.
- Contribui com a responsabilidade ambiental diminuindo o uso de papel e energia na impressão de documentos.
- Melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados.
Benefícios para o Usuário
- Maior clareza na definição dos compromissos e resultados esperados da sua atuação, especialmente nos processos de atendimento ao público.
- Maior significado ao seu trabalho, em função da maior visibilidade interna e externa do seu desempenho.
- Maiores possibilidades de reconhecimento institucional da qualidade do desempenho profissional.
Funcionalidades
- Comunicação interna através de memorandos individuais e circulares.
- Roteiros por assunto com etapas e tarefas pré-definidas.
- Controle de conteúdo e tramitação de processos.
- Emissão de ofícios para comunicação externa.
- Criação de checklists por tarefa.
- Número de protocolo automático.
Características Técnicas
- Desenvolvido em Linguagem Java.
- Banco de Dados PostgreSQL.
- Sistema 100% Web: não precisa ser instalado no computador de cada usuário.
- Número ilimitado de usuários.
- Serviços de manutenção e assistência técnica remotos.
A orientação por processos permite planejar e executar melhor as atividades pela definição adequada de responsabilidades, uso dos recursos de modo mais eficiente, realização de prevenção e solução de problemas, eliminação de atividades redundantes, aumentando a produtividade.
Programa GESPÚBLICA, Modelo de Excelência em Gestão Pública. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.