Casos de Sucesso

Sistema de Memorando On-line – Prefeitura Municipal de Canoas/RS

 

A Prefeitura Municipal de Canoas implantou um Sistema Informatizado de Comunicação Administrativa que tornou mais eficiente, efetiva e célere a troca de informações administrativas e a comunicação interna entre as instâncias da Administração Pública, direta e indireta. A solução informatizada, desenvolvida no âmbito da Prefeitura Municipal de Canoas abrange a esfera administrativa, agilizando processos e decisões, e a esfera pública, levando ao cidadão serviços de forma muito mais eficazes e com a garantia de acesso a qualquer memorando em qualquer época, sempre em tempo real.

A tramitação do Memorando On-Line, parte do sistema hoje incorporado à cultura organizacional da Prefeitura de Canoas, tem como característica principal a simplificação do processo burocrático, contribuindo com maior agilidade e transparência à gestão municipal. Os despachos devem ser feitos no próprio documento, fornecendo elementos necessários para deliberação, encaminhamento ou despacho final pela autoridade competente e arquivamento quando atendido o objeto.

O Memorando On-Line caracteriza-se pela agilidade, pela tramitação rápida, pela simplicidade de procedimentos burocráticos e assegura transparência à tomada de decisões, permitindo o histórico andamento da matéria tratada e pode conter comunicações extensas, como exposição de projetos, ideias, diretrizes, autorizações para despesas, pareceres ou mesmo simples despachos sequenciais e não simultâneos.

O Sistema Informatizado de Comunicação Administrativa permite, pela facilidade na digitalização de documentos e processos administrativos, o acesso mais rápido a documentos oficiais bem como a economia de espaço de armazenamento físico. Com backups permanentes, a atualização e acesso a dados facilitam a tomada de decisões por gestores e servidores.

É um sistema ambientalmente sustentável, por diminuir drasticamente o consumo de papel, reduzindo as despesas com aquisição de papel e impressão.

HISTÓRICO

A Prefeitura Municipal de Canoas, através da Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão possui, desde 2011, sistema de gestão e compartilhamento de atos administrativos, denominado “Memorando On-line”, capaz de administrar todo e qualquer documento eletrônico gerado por servidores municipais, com vistas a agilizar e tornar público o andamento desses dados.

Desde a implantação da ferramenta, o Município possui total controle dos documentos que são gerados, tanto para circulação em toda a Administração, quanto para o encaminhamento individualizado, gerando assim, um fluxo extremamente confiável das informações nela geradas.

Outra vantagem adquirida com a implantação do sistema foi a padronização do formato das informações, especialmente no que tange às matérias relativas a trâmites de processos de Recursos Humanos, já que a grande maioria dos assuntos são encaminhados pela intranet, tais como: solicitações de férias, avanços, promoções, licenças e registros em geral. Também são respondidas por essa ferramenta as demandas oriundas de ofícios de órgãos de controle externo, tais como Tribunal de Contas, Ministério Público e Justiças Federal e Estadual, o que dá certeza aos Administradores que as respostas serão processadas e entregues na forma adequada. A ferramenta também possibilita o estabelecimento de prazos para retorno das respostas, permitindo o controle das datas de entrega das demandas.

RESULTADOS

Na avaliação da Administração, a implantação da Intranet trouxe inúmeros benefícios que facilitaram o controle, aumentaram a confiabilidade das informações, bem como reduziu expressivamente custos de folhas A4, impressões e tonner. Da mesma forma, foi possível reduzir custos com veículos, combustível e mão-de-obra dos servidores que anteriormente eram utilizados para entregar os documentos para as diferentes estruturas da Prefeitura, sendo que hoje esse encaminhamento é feito a todos, de forma universal, em fração de segundos, dando certeza à Administração de que a entrega é efetiva e eficaz, já que não restam dúvidas quanto ao acesso dos servidores à informação.

Apenas em 2012 houve uma redução do uso de aproximadamente 2,5 milhões de folhas de papel, o que representa cerca de R$ 55 mil em economia direta.